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| Foto: Archivo Prensa |
La Universidad de Cartagena, ubicada en la ciudad de Cartagena, centro y foro de grandes eventos, sede alterna de la cancillería de la República, está llamada a ser ejemplo en múltiples frentes más allá de su misión natural; es decir, ejemplo desde lo que motiva esta reflexión, la calidad de los actos y eventos internos o externos y lo que estos comunican de la Universidad a la sociedad. Los eventos se convierten en una oportunidad para el contacto directo con grupos de interés y para mantener el posicionamiento y discurso institucional.
Para asegurar la calidad de los actos y eventos es necesario fortalecer la planeación, la organización y la gestión de riesgos, ya que el éxito o fracaso de los mismos dice o desdice de la calidad reconocida, acreditada y certificada de la Institución; ¡Los detalles importan!
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En un contexto en el que a la Universidad se le reconoce de alta calidad por sus múltiples e indiscutibles méritos, se debe cuidar de un bien tan frágil como la reputación; la planeación que no prevea la posibilidad de la manifestación de algún riesgo que atente contra la reputación institucional, ante la comunidad y sus percepciones la conducirá a un estrepitoso fracaso y al no alcance de los objetivos/metas esperados, sin ahondar en el probable impacto económico.
La planeación de los actos y eventos (oficiales o académicos) comprende muchas áreas de gestión que van más allá de la logística, igualmente importantes todas; sin embargo, entre estas, la comunicación visual, la previsión de riesgos y, ante todo el manejo estratégico de las relaciones, que comprende la gestión protocolar -área significativa que pretende hacer más agradable la experiencia de aquel con quien se relaciona la organización, además de asegurar el alcance de los beneficios de esa relación- elevan el nivel de la planeación y a la organización, ya que su gestión al distinguir el tipo de acto y evento por su significado, y por tanto el tratamiento de los detalles, impactará la relación local, nacional e internacional que puede gestarse ante y entre actores en diversos niveles y contextos de representación.
Los actos y eventos oficiales y misionales para la Universidad son estratégicos, porque facilitan la visibilidad de la plataforma estratégica, dan cuenta pública de la calidad de sus procesos, exponen la capacidad de relacionamiento con el entorno y con los grupos de interés, así como la identidad y la imagen institucional y, habilitan espacios para la construcción de confianza, razones de peso para asegurar una planeación y organización efectiva delos mismos.
¡Planeemos!, Todos en la Universidad estamos llamados a prevenir los riesgos. ¿Te le mides?
Redacción:
Jorge Matson CarballoJefe División de Comunicaciones y RR.PP.