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| Foto: Universidad de Cartagena |
Hacer visible lo invisible: organizar y asegurar para custodiar y acceder
Uno de los grandes retos ha sido identificar y clasificar los documentos acumulados durante años en diferentes dependencias. Gracias al apoyo de una empresa especializada, se realizaron inventarios detallados en áreas como la Facultad de Ingeniería, el Consultorio Jurídico y la Vicerrectoría de Investigaciones. Esta labor no solo permitió liberar espacios, sino también garantizar que la información esté disponible cuando más se necesita.
El crecimiento de la documentación exige también lugares adecuados para su custodia. Por eso, se adecuó un espacio en la Facultad de Odontología para conservar las historias clínicas generadas por la Clínica Odontológica. Además, se gestionó la contratación de una bodega externa para trasladar archivos del Claustro San Agustín, protegiendo así un acervo valioso que ya no cabía en su espacio actual.
Mover lo que ya cumplió su ciclo, conservar lo esencial
Con la aprobación del Plan de Transferencias Documentales, la Universidad comenzó a movilizar los documentos que ya cumplieron su etapa activa, pasándolos al archivo central. Este plan, que fue socializado con todas las unidades y comenzó a implementarse en 2024, ayuda a descongestionar oficinas y a preservar de forma más adecuada lo que sigue siendo valioso.
Otro avance clave fue la aprobación de las Tablas de Valoración Documental, herramientas que ayudan a decidir qué documentos deben guardarse, cuáles transferirse y cuáles pueden eliminarse. Así, la Universidad vela por conservar lo verdaderamente significativo.
Hacia una cultura documental digital y participativa
Finalmente, se están probando nuevas tecnologías para que la gestión documental sea más ágil y menos dependiente del papel. Funcionarios de distintas dependencias están siendo capacitados en estas herramientas, lo cual marca un paso importante hacia una cultura institucional más sostenible, ordenada y colaborativa.